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Resumen

El objeto de este grupo de trabajo es el de conocer y presentar la evolución y situación actual de la sostenibilidad aplicada a los eventos y reuniones, particularmente en España; así como el de efectuar y consensuar propuestas de gestión, comunicación y sensibilización sobre este tipo de eventos, dirigidas de forma general a todos los sectores convocantes y organizadores de eventos de cualquier tipología y tamaño, y de forma específica al sector de las empresas Organizadoras Profesionales de Congresos (OPC) que organizan eventos de forma profesional.

La relevancia que ha cobrado el sector de organización de eventos en nuestro país da medida de la importancia de introducir la sostenibilidad como uno de los criterios de organización de eventos, tanto por su impacto ambiental (como gran consumidor de recursos materiales) como por la oportunidad que representa para fomentar la cultura de la sostenibilidad, tanto de las empresas implicadas como de los participantes, dada su gran capacidad de proyección hacia la sociedad.

Es necesario abordar la sostenibilidad de los eventos desde los ámbitos de la gestión, la educación y la comunicación ambiental para que tengan el menor impacto ambiental y se construya un entorno amigable para la interiorización de experiencias respetuosas con el medio ambiente. La gestión sostenible es un concepto ineludible que poco a poco va calando en todas las empresas que en un momento u otro de su actividad organizan una feria, congreso o jornada. Sin embargo, a pesar de la apuesta decidida por la sostenibilidad de un número cada vez mayor de organizadores, las múltiples facetas que la conforman hacen que, con frecuencia, el reto sobrepase sus capacidades y recursos.

Para colaborar en esta tarea, se trabajó en un documento en cuya primera parte se presenta el marco conceptual y el contexto actual en el que abordamos este tema. En relación con el marco conceptual se plantea la definición teórica de evento sostenible, los impactos ambientales de la celebración de los eventos, los actores implicados en la organización del evento y la metodología para incorporar con éxito las medidas necesarias para lograr el máximo compromiso en la sostenibilidad de una reunión. Por otro lado, en relación con el contexto actual, se presenta una revisión general de la situación en relación con los eventos sostenibles tanto a nivel internacional como a nivel nacional.

A continuación se habla de la planificación y gestión de la sostenibilidad, con un repaso de las áreas fundamentales a tener en cuenta en la aplicación de criterios de sostenibilidad a la organización de un evento, empezando por temas transversales, como son el ahorro y la eficiencia energética, la movilidad y el ahorro y eficiencia en el consumo de agua y siguiendo por temas clave como son la sede, la gestión de los residuos, la alimentación y los regalos. En todos ellos se plantea una reflexión general para continuar con una serie de recomendaciones y algunos ejemplos prácticos de referencia. También se incluye la selección de algunos proveedores que puede ser de utilidad para los organizadores de eventos.

En la tercera parte se describen con más detalle algunos de los instrumentos disponibles para hacer realidad las necesidades expuestas en el apartado anterior. No pretende ser exhaustivo, ni completo. Sólo dejar constancia de algunas herramientas que existen y están funcionando, así como del trabajo serio y comprometido de las entidades y profesionales que las han puesto en marcha. Se han escogido cuatro de los conceptos clave de la organización de eventos como son la sede, la compensación de emisiones, el personal vinculado a la organización y la recogida de residuos.

La fortaleza de realizar un esfuerzo en hacer sostenible un evento no sólo radica en los resultados netos ambientales y sociales que puedan conseguirse, sino también en la acción demostrativa que supone. Para ello, la política de comunicación del evento debe ser una pieza clave y por eso en la cuarta parte del documento se revisan los conceptos básicos del marketing, la imagen y la comunicación desde la perspectiva de la organización de un evento sostenible: las oportunidades que se plantean, las herramientas disponibles, y también el peligro que supone hacer una política de comunicación excesiva, que no refleje realmente unos compromisos claros y unos resultados concretos, y que convierta la etiqueta “evento verde” en algo artificial y vacío, devaluando el propio concepto en detrimento del trabajo serio que algunas instituciones están llevando a cabo.

Un último objetivo o reto que se plantea el grupo va en la línea de trabajar para que en el futuro no sea necesario utilizar el término de evento sostenible porque no tendremos que hacer distinción entre los eventos sostenibles y el resto de eventos; ya que todos los eventos que se celebren estarán diseñados siguiendo los principios de la sostenibilidad. Que este día llegue antes o después dependerá del compromiso de actuar y fomentar los cambios necesarios a todos los niveles y por parte de todos los actores que estamos implicados en la gestión de eventos.



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